Hay reuniones que marcan el desempeño de los equipos de trabajo dentro de una empresa. En tu aspiración de tener meetings más productivos, los aspectos clave relacionados con coaching y liderazgo son los que harán de estas herramientas un elemento efectivo. Para que sepas cómo liderar tus convocatorias, en este post te damos varios consejos para liderar reuniones de trabajo productivas.

Qué hace falta para tener reuniones laborales productivas

En realidad, debes empezar por desarrollar conocimientos sólidos de coaching y liderazgo que te permitan tener reuniones con una dinámica bien enfocada. Si lo que buscas es la mayor eficiencia posible cuando discutes algún proyecto o plan de trabajo con tus colaboradores, vas a necesitar:

  • Preguntarte para qué y desde dónde.

Las reuniones son una inversión de tiempo y dinero, por lo que, si no son necesarias, es preferible resolverlo de otra forma o usar algún informe detallado. Además, si estás buscando fortalecer la comunicación, sinergia, innovación, colaboración y más, tendrás más resultados positivos que si te enfocas en regañar, controlar o ajustar cuentas.

  • Establecer objetivos claros.

Las metas representan el norte que va a guiar la conversación en la dirección que quieres. Su elección facilita la escogencia de los temas a tratar para decidir las acciones concretas que se deben ejecutar. Lo que se pretende es tener mayor enfoque, hablar de los pasos a seguir y evitar las eternas divagaciones sin foco.

  • Definir tiempo y temas.

Las pautas de liderazgo y coaching señalan que no debes abordar objetivos a largo plazo en las convocatorias. Por eso hay que concentrarse en 4 o 5 temas dependiendo de la fecha de entrega. Esto debe ir acompañado de un tiempo límite para cada contenido o una reunión adicional en caso de que haga falta extenderse.

  • Cuidar las formas del encuentro.

Tanto el motivo como las formas son importantes para seguir un plan de trabajo efectivo. Esto implica enviar una convocatoria con anticipación que indique: sitio, material, duración y participantes. En una reunión debe prevalecer la puntualidad, el orden y el respeto al tiempo de los demás, por eso no se recomienda dar demasiada concesiones o libertades.

  • Propiciar una dinámica activa.

Las reuniones efectivas empiezan con una introducción concisa de los puntos a tratar y los motivos. Dentro de la moderación, debes ceder la palabra a los encargados del proyecto para que expliquen cómo va. Luego cada quien puede intervenir de forma ordenada y se asigna las tareas. Expuestas las opiniones, concluye de manera concreta y permite comentarios finales (sólo si hace falta).

  • Terminar con plan y acta.

Para terminar la reunión, es importante designar qué acciones se van a tomar y el tiempo de ejecución correspondiente. Esto puede hacerse mediante el envío de un resumen con los puntos tratados, un acta que establece las responsabilidades de cada convocado y la fecha del próximo encuentro. Así estableces mayor eficiencia y responsabilidad.

Los pasos para liderar reuniones de trabajo productivas están guiados por principios de liderazgo y coaching. Si quieres manejar con soltura estos aspectos en tu empresa, apóyate en los especialistas de ActionCOACH, contáctanos.